Voor sociale organisaties, zoals VZW Groep Sint Franciscus, is het belangrijk om zijn maatschappelijke betrokkenheid te tonen en zijn engagement kenbaar te maken. De leverancierscode kan helpen om de bedrijfsprincipes van de organisatie te implementeren door bepaalde minimumnormen vast te leggen voor leveranciers en dienstenverstrekkers. De code biedt een kader om de samenwerking tussen leverancier/dienstenverstrekker en VZW Groep Sint Franciscus op een verantwoorde manier uit te voeren.

1. Context

VZW Groep Sint Franciscus is actief in de referentieregio’s Vlaamse Ardennen en Dender in drie gemeenten met vijf zorgvoorzieningen en draagt bedrijfsverantwoordelijkheid met betrekking tot werknemers, milieu en omgeving hoog in het vaandel.
VZW Groep Sint Franciscus gelooft dat het in de huidige samenleving nog belangrijker is voor bedrijven om maatschappelijke betrokkenheid te tonen en hun engagement kenbaar te maken.
De leverancierscode helpt om de bedrijfsprincipes van VZW Groep Sint Franciscus te implementeren door bepaalde minimumnormen vast te stellen zodat ze op een verantwoorde manier kunnen opereren in de samenwerking met de zorgvoorzieningen van de Groep.
Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier/dienstenverstrekker om erop toe te zien dat zijn werknemers, agenten en onderaannemers aan deze leverancierscode voldoen. Door acceptatie van de leverancierscode verbindt de leverancier/dienstenverstrekker zich ertoe dat alle bestaande en toekomstige overeenkomsten met de zorgvoorzieningen van de Groep onder de bepalingen van deze code vallen.
VZW Groep Sint Franciscus moedigt zijn leveranciers/dienstenvestrekker aan om zich uit te spreken als ze zich zorgen maken over een mogelijke overtreding van deze leverancierscode.
Deze leverancierscode kadert in de waarden die VZW Groep Sint Franciscus uitdraagt (Mensgericht-Eenvoud-Integriteit) en sluit aan bij de Code Goed Bestuur van de VZW, zoals vastgelegd en goedgekeurd door de Raad van Bestuur/Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering op 21 december 2016.

2. Toepassingsgebied

De leverancierscode is van toepassing op alle leveranciers en dienstenverstrekkers van de zorgvoorzieningen van de Groep. Door (im)materiële goederen, diensten of werken aan de 
voorzieningen te leveren, gaan leveranciers/dienstenverstrekkers akkoord met het volgen van de leverancierscode.
VZW Groep Sint Franciscus stelt als principe voorop dat alle geldstromen tussen haar en de leverancier/dienstenverstrekker die gelinkt zijn aan aankopen of in verband staan met bewoners, transparant vermeld worden aan de Dienst Boekhouding en Administratie zodat alle geldstromen kenbaar zijn voor het Financieel Departement van de Groep. Indien dit niet gebeurt zal het contract met de firma worden verbroken.
Naar eigen goeddunken van VZW Groep Sint Franciscus, en rekening houdend met mogelijke risico's, de strategische aard van de relatie met de leverancier/dienstenverstrekker en de omvang van de betrokken onderneming, zal de leverancierscode:

  • erkend, goedgekeurd of ondertekend moeten worden door een geautoriseerde vertegenwoordiger van de leverancier/dienstenverstrekker; of
  • worden opgenomen in respectievelijk leveranciersovereenkomsten en aankooporders.

3. Naleving van de wet

Er moet naleving zijn van alle toepasselijke lokale, nationale en internationale reguleringen die van toepassing zijn op de bedrijfsvoering met de zorgvoorzieningen van de Groep.
Met betrekking tot arbeidspraktijken en arbeidsvoorwaarden moeten leveranciers/dienstenverstrekkers steeds handelen in overeenstemming met de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de bijbehorende convenanten en de Verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) over fundamentele beginselen en rechten op Werk.

4. Verantwoordelijkheid met betrekking tot werknemers

4.1. Kinder- en dwangarbeid

Er wordt geen gebruik gemaakt van kinderarbeid en er wordt specifiek voldaan aan de relevante normen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO).
Er is geen gebruik van gedwongen of verplichte arbeid, en werknemers zijn vrij om het werk te verlaten na een redelijke opzegtermijn. De leverancier/dienstenverstrekker werkt met onderaannemers die ook deze uitgangspunten hanteren.

4.2. Non-discriminatie en mensenrechten

De leverancier/dienstenverstrekker mag niet discrimineren bij aanwerving en tewerkstelling op grond van criteria zoals ras, huidskleur, religie, geslacht, leeftijd, fysieke bekwaamheid, nationale afkomst of seksuele geaardheid.
Er zal eerbied voor de mensenrechten zijn en geen enkele medewerker zal onderworpen worden aan lichamelijke of geestelijke straffen of andere vormen van misbruik. De leverancier/dienstenverstrekker tolereert geen seksuele, fysieke, verbale of psychologische intimidatie, pesterijen, misbruik of bedreigingen op de werkplek.

4.3. Werktijden en lonen

Lonen en werktijden zullen minimaal voldoen aan alle toepasselijke loon- en arbeidstijdwetten, regels en voorschriften, inclusief minimumloon, overuren en maximum uren in lijn met de lokale industrienormen. De werknemers van de leveranciers/dienstenverstrekkers zijn gemachtigd om het werk te stoppen en inbreuken op de loon- en arbeidstijd te melden (zie werkplekomgeving in punt 4.5.).

4.4. Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen

Er moet respect zijn voor het recht van werknemers op vrijheid van vereniging en erkenning van werknemersrechten op collectieve onderhandelingen zonder onwettige inmenging. Belangstelling voor en/of lidmaatschap van, of aansluiting bij een vakbond of legitieme vakbondsactiviteiten kunnen niet het voorwerp zijn van discriminatie of sancties.

4.5. Werkplekomgeving

De leverancier/dienstenverstrekker moet werknemers voorzien van veilige en gezonde werkomstandigheden inclusief noodprocedures en toegang tot gezondheidszorg. Indien de leverancier/dienstenverstrekker zorgt voor een woonplek voor zijn werknemers, moet hij ervoor zorgen dat de woonomstandigheden gezond en veilig zijn.
De werknemers van de leveranciers/dienstenverstrekkers zijn gemachtigd om onveilig werk te stoppen en incidenten en onveilige werkwijzen te melden. We beschouwen dit als een kans om potentieel wangedrag te identificeren, in plaats van het te negeren.

5. Verantwoordelijkheid met betrekking tot bedrijfsintegriteit

5.1. Eerlijke, ethische en conforme bedrijfsvoering

Hoewel leveranciers/dienstenverstrekkers hun activiteit op een concurrerende manier uitvoeren, doen zij dat op een eerlijke en ethische wijze. Toepasselijke mededingingswetten en -voorschriften worden daarbij nageleefd, net zoals het respect voor intellectueel eigendomsrecht. De leverancier/dienstenverstrekker onthoudt zich van elke vorm van corruptie, chantage, fraude, omkoping of ongeoorloofde concurrentie.

5.2. Oneigenlijk voordeel

In al zijn activiteiten mag de leverancier/dienstenverstrekker nooit, rechtstreeks of via tussenpersonen, een persoonlijk of ongepast (volgens de wet of volgens het gebruik) voordeel bieden of beloven om een ander voordeel te verkrijgen of te behouden, ongeacht of dit openbaar of privé is.
Ook mag de leverancier/dienstenverstrekker een dergelijk voordeel niet aanvaarden in ruil voor een voorkeursbehandeling van een derde partij. Zaken worden met integriteit uitgevoerd.

5.3. Omkoperij

VZW Groep Sint Franciscus staat geen enkele vorm van omkoping toe, op geen enkel moment en op geen enkele plaats. Ze eist dat leveranciers/dienstenverstrekkers vastbesloten zijn om corruptie in al zijn vormen uit te bannen, met inbegrip van omkoping, faciliterende betalingen, afpersing, witwassen van geld, en andere illegale of onethische giften.
Er wordt verwacht dat de leveranciers/dienstenverstrekkers bezorgdheden daaromtrent melden:

  • hetzij aan hun contact bij de betrokken voorziening van de Groep;
  • hetzij aan bestuur of directie van VZW Groep Sint Franciscus.

5.4. Bescherming van identiteit en privacy

Programma's die de vertrouwelijkheid, anonimiteit en bescherming van klokkenluiders van leveranciers/dienstenverstrekkers en werknemers garanderen, moeten voorzien zijn.
Leveranciers/dienstenverstrekkers moeten zich ertoe verbinden om de redelijke privacy verwachtingen van persoonsgegevens van iedereen met wie ze zakendoen, te beschermen.

5.5. Transparantie

Alle zakelijke transacties moeten transparant worden uitgevoerd en nauwkeurig worden weerspiegeld in de zakelijke boeken en bescheiden van de leveranciers/dienstenverstrekkers.
De vervalsing van documenten of een onjuiste voorstelling van de voorwaarden of praktijken in de toeleveringsketen zijn onaanvaardbaar.
De leverancier/dienstenverstrekker werkt constructief en proactief mee aan verificatie, audit en rapportage door onafhankelijke derden.

5.6. Geheimhouding

Aangezien VZW Groep Sint Franciscus de vertrouwelijke informatie van anderen respecteert, wordt van de leveranciers/dienstenverstrekkers verwacht dat zij eveneens vertrouwelijke informatie beschermen.

6. Verantwoordelijkheid met betrekking tot de (lokale) omgeving.

VZW Groep Sint Franciscus moedigt leveranciers/dienstenverstrekkers aan om duurzame principes actief te ontwikkelen binnen hun eigen bedrijfsvoering en toeleveringsketen en verwacht dat de leverancier/dienstenverstrekker continu zal streven naar verbetering van de efficiëntie en duurzaamheid van zijn activiteiten.

De leverancier/dienstenverstrekker moet met zorg voor het milieu werken en zorgen voor naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving in het land waar producten of services worden vervaardigd of geleverd.
VZW Groep Sint Franciscus hecht veel belang aan het bewust en duurzaam inzetten van middelen en voorzieningen (water, energie en grondstoffen). Nadelige effecten op de omgeving en op de natuurlijke bronnen moeten worden ingeperkt.
VZW Groep Sint Franciscus moedigt leveranciers/dienstenverstrekkers aan actief deel te nemen aan projecten en initiatieven die bijdragen tot duurzaamheidsverbintenissen om gezamenlijk een positieve impact te maken op het milieu.

7. Audit en beëindiging van de leverings- of dienstenovereenkomst

VZW Groep Sint Franciscus behoudt zich het recht voor om de naleving door de leverancier/dienstenverstrekker van deze code te verifiëren. Indien de leverancier/dienstenverstrekker niet in overeenstemming handelt met deze code, behoudt VZW Groep Sint Franciscus zich het recht voor om corrigerende maatregelen te vragen.
VZW Groep Sint Franciscus behoudt zich ook het recht voor om de overeenkomst te beëindigen met een leverancier/dienstverstrekker die niet voldoet aan voorliggende code.